Bagi banyak UMKM, WhatsApp adalah kasir, layanan pelanggan, dan buku pesanan sekaligus. Saat pesanan masih sedikit semuanya terasa mudah. Begitu ramai, chat mulai tertimbun, pesanan terlewat, dan pertanyaan yang sama dijawab berulang kali. Berikut cara merapikannya, mulai dari yang gratis.
Kenapa chat pesanan bikin kewalahan
- Pertanyaan yang sama (harga, jam buka, ongkir) datang terus dan memakan waktu.
- Data pesanan tidak lengkap. Pembeli lupa menyebut tanggal, jumlah, atau alamat, jadi harus ditanya bolak-balik.
- Pesanan tenggelam di antara chat keluarga, grup, dan supplier.
- Chat malam hari baru dibalas besok pagi, dan pembeli sudah pesan di tempat lain.
1. Pakai WhatsApp Business
Aplikasi WhatsApp Business gratis dan punya fitur yang tidak ada di WhatsApp biasa: profil usaha, jam buka, katalog produk, label, balasan cepat, dan pesan sambutan atau pesan saat tutup. Pisahkan nomor usaha dari nomor pribadi kalau memungkinkan.
2. Buat format pesanan
Minta pembeli mengisi format yang sama setiap kali pesan. Contoh untuk usaha makanan:
- Nama:
- Pesanan dan jumlah:
- Tanggal dan jam ambil/antar:
- Alamat (kalau diantar):
- Catatan:
Simpan format ini sebagai balasan cepat, dan kalau punya website, buat tombol WhatsApp yang langsung membuka chat dengan format ini sudah terisi.
3. Siapkan balasan cepat
Tulis sekali jawaban untuk pertanyaan yang paling sering, lalu simpan sebagai balasan cepat. Misalnya daftar harga, cara bayar, area antar, dan batas waktu pesan. Jawaban jadi seragam dan tidak ada yang lupa disebut.
4. Pakai label
Beri label pada setiap chat sesuai statusnya, misalnya Baru, Menunggu bayar, Lunas, Diproses, dan Selesai. Di akhir hari kamu bisa melihat pesanan mana yang belum dibayar atau belum dikirim tanpa menggulir semua chat.
5. Taruh info di satu link
Daripada mengirim gambar daftar harga berulang kali, kumpulkan harga, menu atau katalog, aturan pesan, dan lokasi di satu link. Bisa memakai katalog WhatsApp Business untuk pelanggan yang sudah menyimpan nomormu, atau website untuk orang yang menemukanmu lewat Google. Contohnya bisa dilihat di halaman website katalog + WhatsApp. Masih ragu antara website sendiri dan toko di marketplace? Baca perbandingan website dan marketplace.
6. Atur jam balas
Tulis jam balas di profil dan pasang pesan otomatis saat tutup, misalnya: “Terima kasih, pesanmu sudah masuk. Kami balas mulai jam 08.00. Untuk pesan, isi format berikut ya.” Pembeli tahu kapan akan dibalas, dan saat kamu buka, data pesanannya sudah lengkap.
Kapan perlu bantuan otomatis
Langkah di atas sudah cukup untuk banyak usaha. Bantuan otomatis mulai masuk akal kalau:
- Chat masuk terlalu banyak untuk dibalas satu orang.
- Banyak pertanyaan datang di luar jam kerja.
- Pertanyaannya hampir selalu sama dan jawabannya sudah jelas.
Untuk kebutuhan itu kami punya layanan Otomasi AI: asisten chat yang menjawab hanya dari info usahamu dan meneruskan ke kamu kalau tidak yakin. Kamu bisa mencoba demonya dulu.
Belum perlu sejauh itu? Mulai saja dari format pesanan dan balasan cepat. Gratis dan hasilnya langsung terasa.
Chat pesanan makin ramai?
Ceritakan alur pesanan usahamu lewat WhatsApp. Kami sarankan yang paling pas, termasuk kalau cukup pakai fitur gratis WhatsApp Business.